劳动法系列 | 第265期：企业退工避雷指南
摘要：
退工手续的办理，就如同劳动法领域内的“离婚登记”。手续办妥后，双方在法律意义上才正式“分道扬镳”。本文旨在通过梳理相关法律法规，为用人单位实际操作提供一定指引，以免因退工瑕疵发生不必要的纠纷。
实践中，用人单位因退工问题踩中的雷，也不少见。
例如，部分员工在离职后不愿按照原单位的要求完成工作交接，甚至不归还工作电脑、手机等设备。对此，有些单位会采取延迟退工的方式，向员工施加压力。
还有些单位，以为完成网上退工，即完成了所有退工手续。多年以后，员工也会因为没有收到退工单或《劳动手册》，向企业追究责任。
退工手续的办理，就如同劳动法领域内的“离婚登记”。手续办妥后，双方在法律意义上才正式“分道扬镳”。本文旨在通过梳理相关法律法规，为用人单位实际操作提供一定指引，以免因退工瑕疵发生不必要的纠纷。
一、什么是完整的退工手续？
《劳动合同法》
第五十条 用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
《就业服务与就业管理规定》
第六十二条 劳动者被用人单位招用的，由用人单位为劳动者办理就业登记。用人单位招用劳动者和与劳动者终止或者解除劳动关系，应当到当地公共就业服务机构备案，为劳动者办理就业登记手续。用人单位招用人员后，应当于录用之日起30日内办理登记手续；用人单位与职工终止或者解除劳动关系后，应当于15日内办理登记手续。……
《上海市劳动和社会保障局关于改进本市单位办理招退工登记备案手续的意见》
附件/三、用人单位与劳动者终止或解除劳动（工作）关系后（含标准劳动关系和特殊劳动关系），可在7日内在上海劳动保障服务网上办理退工登记备案手续。用人单位网上办理退工登记备案手续时，仍应填写“上海市单位退工证明”，并盖章。其中第二联为退档凭证并存入劳动者个人档案；第三联交被退劳动者本人。超过7日的，用人单位不能在网上办理退工登记备案手续，而应自行到区、县职业介绍所补办退工登记备案手续。
四、《劳动手册》、《农村富余劳动力求职登记卡》和《劳动力登记表》的记载
用人单位使用持有《劳动手册》或《农村富余劳动力求职登记卡》的劳动者，并在网上办理招退工登记备案手续成功后，其《劳动手册》或《农村富余劳动力求职登记卡》内的招工或退工日期均由用人单位记载并盖章。
《劳动力登记表》内的招工或退工日期也由用人单位记载并盖章（农村富余劳动力的《劳动力登记表》，则仍由乡镇劳动保障事务所记载）。
综上，各地退工手续略有差异，我们以上海为例，退工手续一般包括：
1）办理档案和社会保险关系转移手续；
2）网上办理或到当地相关部门为劳动者办理退工登记备案手续；
3）出具“单位退工证明”，并将第三联交被退劳动者本人；
4）在《劳动手册》或《农村富余劳动力求职登记卡》上记载、盖章，并交还劳动者。
二、用人单位延迟退工的法律责任
根据以上规定，用人单位最迟应在“与职工终止或者解除劳动关系后的15日内” 办理档案和社会保险关系的转移，并完成退工登记备案手续。
如用人单位没有在前述法定期限内办理退工手续的，将要被责令改正，及赔偿劳动者损失。
《劳动合同法》
第八十九条 用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
上海市劳动和社会保障局关于实施《上海市劳动合同条例》若干问题的通知(二)
第五条 关于未及时办理退工手续的赔偿问题
（一）劳动合同关系已经解除或者终止，用人单位未按《条例》规定出具解除或者终止劳动合同关系的有效证明或未及时办理退工手续，影响劳动者办理失业登记手续造成损失的，用人单位应当按照失业保险金有关规定予以赔偿；给劳动者造成其他实际损失的，用人单位应当按照劳动者的请求，赔偿其他实际损失，但不再承担法定失业保险金的赔偿责任。
（二）因劳动者原因造成用人单位未能及时办理退工手续的，其损失由劳动者承担。
我们通过以下案例，进一步体会审判机关对“赔偿实际损失标准”等问题的认定。
案号：（2019）沪01民终7324号
案情概述：
邓某系劳务派遣人员，其与悦才公司签订了期限自2017/5/22至2019/5/21的劳动合同。
2017/5/22，邓某被悦才公司派遣至芯耐特公司从事研发工作。
2018/5/11，芯耐特公司的法人庄某口头解除了与邓某之间的劳动关系。
2018/5/25，悦才公司通过邮件向邓云飞发送了退工单和解除聘用关系证明图片。
悦才公司提供的上海市单位退工证明显示：“邓某自2017/5/22进我单位工作，现于2018/5/11合同解除。”而网上登记的退工信息载明：“退工登记日期20180612”。
2018/8/27，邓某申请劳动仲裁，要求裁决悦才公司支付2018/5/27至2018/9/5延迟退工损失96200元; 芯耐特公司承担连带责任。
2018/8/29，邓某向上海市劳动保障监察投诉。
2018/9/5，悦才公司将退工单原件及已盖章的劳动手册交付邓某。
审理结果：
两审法院均认定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。上海市单位与全工时制职工终止或解除劳动关系后，应在七日内填写“上海市单位退工证明”并将该证明第三联交被退劳动者本人。
悦才公司仅向劳动者通过电子邮件送达图片，尚未履行退工义务完毕。2018/5/11双方劳动合同解除后，6/12在网上办理了邓某的退工手续，9/5才将退工单及劳动手册交付邓某。通过上述事实可以认定，悦才公司未在法定期限内履行合法有效的退工义务，应当支付延误退工损失。
至于延误退工损失的标准，邓某要求以29167元作为标准计算，但未提供相关证据予以证明，法院未予采信。根据2018年上海公布的失业保险金发放标准，最终法院判令悦才公司应支付延误退工损失6042.41元。
律师解读：
以上案例认为，网上退工不能免除单位交付退工单及劳动手册的责任。
用人单位未在法定期限内履行合法有效的退工义务，给劳动者造成损害的，应当赔偿。劳动者应对所遭受的实际损失承担举证责任，例如因延迟退工导致无法入职新单位的薪资损失等；无法举证的，用人单位则按失业保险金的标准进行赔偿。
三、实务建议
1、企业在为劳动者办理退工手续时，除应办理网上退工手续，还应将退工单和《劳动手册》及时交由劳动者；如劳动者无法到现场领取，用人单位有通讯地址的，可将前述材料邮寄给劳动者；
2、用人单位不了解具体地址或劳动者拒收的，也应通过短信、微信、电话等方式，多途径多次数地通知劳动者及时领取个人退工材料；以证明单位已经充分尽到告知义务，延迟受领退工材料的责任应由劳动者自行承担；
3、用人单位应加强完善内部招退工管理制度；
招聘时可在录取通知书（offer）中明确失效条件，如不能提供之前单位退工单导致无法办理招工手续的，本录取通知书（offer）自动失效；
我们再次提醒，用人单位及时办理退工手续，不能以劳动者完成离职交接为前提条件。
另外，办理退工后，还应将劳动合同、薪资情况及退工证明等材料留存两年或以上备查。
我们下期再见！
张 勃
合伙人
观韬中茂上海办公室
电话：（86-21）3135 9919
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闻 琼
律师
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