观韬视点 | 私募基金管理人合规自查方法——以合格投资者问题为例
作者：邢颖 张晓伟
责编：黄亚平
在私募基金行业中，合规是确保业务稳健发展的关键。随着监管环境的日益严格，私募基金管理人应当定期进行全面自查或者不定期对重大风险、新业务等进行合规自查，以确保其业务操作符合监管要求。本文以合格投资者问题为例，探讨私募基金管理人如何开展合规自查。
以审计方法为基础，私募基金管理人合规自查包括自查要点梳理；自查材料清单整理；访谈问题清单整理；收集与整理材料；核查材料、访谈人员、查看系统等以及撰写自查报告等步骤，各步骤的具体内容如下：
一、自查要点梳理
自查的首要步骤是梳理自查要点，这些要点需要通过梳理来源于监管规定、处罚案例和行业风险事件暴露的合规漏洞，并结合公司的业务情况确定。
就私募基金管理人的全面合规自查而言，要点需要涵盖：公司治理、内控、合规及风险管控、登记备案与信息报送、基金募集、投资运作和信息披露、投后管理等方面。
私募基金的运作包括募、投、管、退，其中募集的第一步就涉及对合格投资者的认定，因此，本文以合格投资者问题为例，说明自查要点，包括：
1.是否制定合格投资者的制度
制度是保证监管规定在基金管理人贯彻落实的核心，基金管理人应当梳理有关落地合格投资者规定的部门职责、人员分工、业务流程、业务表单、考核、问责等内容，使相关规定固化，以制度的稳定性和规范性保证监管规定在公司的执行。基金管理人应当制度有关合格投资者的制度，该制度可以是独立的制度，也可以是基金募集、销售制度中的相关章节。
2.合格投资者的认定标准是否合规
确保投资者满足监管机构对合格投资者的定义：具备相应风险识别能力和风险承担能力，投资于单只私募基金的金额不低于100万元且符合下列相关标准的单位和个人：
（1）净资产不低于1000万元的单位；
（2）金融资产不低于300万元或者最近三年个人年均收入不低于50万元的个人。
3.投资者人数是否合规
投资者人数限制的要求包括：
（1）单只私募基金的投资者人数累计不得超过《证券投资基金法》、《公司法》、《合伙企业法》等法律规定的特定数量；
（2）任何单位和个人不得通过将私募基金份额或者其收(受)益权进行拆分转让，以变相突破合格投资者标准或投资者人数限制；
（3）不得为单一融资项目设立多只私募基金，以变相突破合格投资者标准或投资者人数限制。
关于投资者人数，私募基金管理人应特别留意对于家族办公室、律师事务所等特定类型（其通常组织形式为合伙企业）的投资者认购/申购基金时的投资者人数核查，以及该等投资者后续持有基金期间的投资者人数控制问题。
4.验证投资者的资金来源是否合法
在核查投资者资金来源上，私募基金管理人应当：（1）确保投资者具备与其认（申）购基金相匹配的出资能力，要求投资者提供相应财产证明；（2）要求投资人承诺投资资金为自有资金，不存在非法汇集他人资金等情况。此外，基金管理人应当从了解你的客户的角度，在书面文件之外，了解投资人资金的真实状况。
5.确认投资者满足最低出资额的规定
单个投资者对私募证券基金的首次出资金额不得低于合格投资者最低出资要求，但下列投资者除外：
（1）社会保障基金、企业年金等养老基金，慈善基金等社会公益基金；
（2）投资于所管理私募证券基金的私募基金管理人及其员工；
（3）中国证监会、证券投资基金业协会规定的其他投资者。
其中，私募基金管理人员工，是指与私募基金管理人签订劳动合同并缴纳社保的正式员工，签订劳动合同或者劳务合同的外籍员工、退休返聘员工，国家机关、事业单位、政府及其授权机构控制的企业委派的高级管理人员，以及中国证监会和证券投资基金业协会规定的其他从业人员。
6.穿透核查
以合伙企业、契约等非法人形式，通过汇集多数投资者的资金直接或者间接投资于私募证券基金的，私募基金管理人应当穿透核查每一层的投资者是否为合格投资者，并合并计算投资者人数。
下列投资者视为合格投资者，不再穿透核查和合并计算投资者人数：
（1）社会保障基金、企业年金等养老基金，慈善基金等社会公益基金；
（2）国务院金融监督管理机构监管的机构依法发行的资产管理产品、私募基金；
（3）合格境外机构投资者、人民币合格境外机构投资者；
（4）投资于所管理私募证券基金的私募基金管理人及其员工；
（5）中国证监会规定的其他投资者。
7.收集、保存资料
私募基金管理人应妥善保存合格投资者相关资料，具体合规要点包括：
（1）管理人是否制定了投资者相关资料保存的制度和业务规则；
（2）募集机构应当要求投资者提供必要的资产证明文件或收入证明，如果管理人委托代销机构销售基金，则应当在销售协议中核查、收集、保存投资者材料的职责进行约定；
（3）应当就合格投资者确认、自有资金投资等事项履行投资人签字确认等程序；
（4）管理人应当保存私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料、妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记录及其他相关资料，确保信息的完整、连续、准确和可追溯，保存期限自私募基金清算终止之日起不得少于10年。
（5）管理人是否对上述资料的保存进行过专项检查。
二、自查材料清单整理
根据公司业务情况，整理一份详尽的自查材料清单，包括管理人材料和基金材料。
其中，管理人材料清单应涵盖公司的基本情况介绍、公司制度等；基金材料清单应涵盖基金法律协议、基金募集的相关材料（如合格投资者、投资者适当性材料等）、基金运作相关材料（对外签署的投资协议、关于投资标的的尽调报告、投决会会议记录/决议）等。
以合格投资者问题为例，涉及的材料清单包括：
（1）投资者名单；
（2）合格投资者的证明材料（资产证明或收入证明）；
（3）合格投资者承诺函或确认函；
（4）投资者的自有资金承诺函。
三、访谈问题清单整理
除了自查材料清单，还需要同时准备访谈问题清单，通过对核心岗位和人员进行访谈，以了解和验证控制措施的执行情况。
以合格投资者问题为例，访谈问题包括但不限于：
（1）投资者资料的审核流程；
（2）控制向不特定对象宣传推介的措施及其执行情况；
（3）投资者资料的保存方式，包括负责部门、经办人员和物理保存方式；
（4）是否进行过专项检查，以及检查结果等。
四、收集与整理材料
公司相关部门人员需根据自查材料清单准备并提供自查材料，确保材料的完整性和准确性。
五、核查材料、访谈人员、查看系统等
自查人员需对材料是否符合合规要求进行核查，例如资料是否完备，内容是否符合监管要求等。笔者曾经碰到过一个案例，该案例中，投资者提供了收入证明作为其合格投资者的资产证明文件，但是收入证明出具时投资者年龄未满18周岁，该等证明的真实及其合理性容易被监管质疑。自查人员若碰到类似情况，应及时记录并和相关同事确认。
通过访谈，了解业务情况及公司的相关合规管控措施；通过查看系统，确保系统设置符合合规要求。
以合格投资者问题为例，针对特定对象确定问题，自查人员需查看公司线上销售系统（官网、公众号、小程序、APP等）设置情况，确保公司的线上销售系统已设置特定对象确定程序。
六、撰写自查报告
自查报告应详细描述自查过程中发现的问题及改进建议，为公司提供明确的改进方向。
七、完善合规管理体系
根据自查结果，评估并完善公司的合规管理体系，确保持续符合监管要求，降低合规风险。例如，如果自查发现部分合格投资者的资料缺失，公司应当进一步查找缺失原因，并针对性地采取完善业务流程，加强人员培训、明确投资者材料清单，加强对资料完备性的复核，通过系统进行管控等改进措施。
通过这一系列的自查流程，私募基金管理人可以发现其业务发展中的合规问题以及合规管理体系中的薄弱点，并有针对性地对控制措施进行改进，完善公司的合规管理体系，确保其业务操作的合规性，同时提高对监管要求的适应能力和风险管理能力。