观韬视点 | 私募基金管理人从业人员管理之合规建议
作者：邢颖 谭彦华 李文杰
为了加强从业人员自律管理，规范从业人员执业行为，促进基金行业合规、稳健运行，保护投资者合法权益，中国证券投资基金业协会（以下简称“协会”）于近日对2022年5月发布的《基金从业人员管理规则》（以下简称“《管理规则》”）及《关于实施<基金从业人员管理规则>有关事项的规定》（以下简称“《实施规定》”）进行了修订，修订后的《管理规则》和《实施规定》自2023年11月24日施行。
根据《管理规则》的规定，经协会登记的私募基金管理人（以下简称“管理人”）承担从业人员资格管理的主体责任，如果管理人违反《管理规则》的相关规定，则将受到协会谈话提醒、书面警示、要求限期改正等自律管理措施；情节严重的，管理人将受到协会警告、行业内谴责、公开谴责、限制相关业务活动等纪律处分措施；直接负责的主管人员和其他直接责任人员将被协会采取谈话提醒、书面警示、要求参加合规教育、加入黑名单等自律管理措施。
因此，私募基金管理人应当认真对待从业人员管理工作，全面落实《管理规则》及《实施规定》的相关规定，在事前、事中、事后各环节加强从业人员管理的内部管控，保证从业人员管理持续合规。本所律师结合实务经验通过深度解析《管理规则》和《实施规定》，从建立、完善私募基金从业人员管理合规机制的角度，提出以下建议，以期对管理人有所助益。
一、 在内部管理制度中明确需适用《管理规则》的从业人员范围
《管理规则》第五条规定了从业人员须符合两个条件：一是该人员以本私募基金管理人名义开展工作，二是该人员从事的工作是基金业务。
具体来看，受《管理规则》规制的从业人员，对于私募证券管理人，包括从事基金销售、产品开发、研究分析、投资管理、交易、风险控制、份额登记、估值核算、清算交收、监察稽核、合规管理、信息技术、财务管理等专业人员，包括相关业务部门的管理人员；对于私募股权（含创投）管理人，是指法定代表人、执行事务合伙人或其委派代表、合规风控负责人等高级管理人员，以及从事基金募集业务的专业人员。
值得注意的是，对于私募股权（含创投）管理人，尽管《管理规则》的适用范围仅限于上述人员，但在管理人登记实务中，协会对于上述范围之外的人员，如负责投资的高级管理人员，乃至从事投资、风控的非高管人员，也有过通过反馈意见方式要求具备从业资格的先例，因此，基于审慎及利于通过原则，对于拟登记的私募股权（含创投）管理人，我们仍然建议除财务、行政、人事外的全部业务人员均具备基金从业资格。
从劳动关系类型上看，从业人员包括三类：签订劳动合同的正式员工、签订劳务合同的员工、劳务派遣员工等。因此，无论是正式员工，还是退休返聘员工及劳务派遣员工，都属于《管理规则》适用对象，实务中后两类员工经常被误认为不属于从业人员，为免因遗漏而造成合规瑕疵，建议管理人在内部管理制度（包括内部架构、岗位职责）中明确本机构中《管理规则》的适用对象，以便有效实施从业人员管理。
二、重视从业人员资格管理，建立健全从业人员资格管理制度，指定专人担任资格管理员。
《管理规则》第三条规定“机构承担从业人员资格管理主体责任”，因此，管理人应当制定从业人员资格管理制度，可以单独制定，也可以在《从业人员管理制度》中作为专门的章节进行规定。该制度应当包括：从业人员的范围、聘任时的背景调查、从业人员的任职条件、从业资格的注册、资格管理员及其职责、从业人员信息填写及更新、诚信信息的采集及记录、从业资格的注销、后续执业培训、从业人员管理的稽核、违反制度的问责等，以便在从业人员资格管理工作中做到有章可循、有据可查。
此外，根据《管理规则》第十六条规定，管理人应当指定专人担任资格管理员，负责从业人员资格管理工作。针对这条要求，建议管理人开展以下工作：
（1）在人力管理制度或者从业人员资格管理制度中，根据《管理规则》第十六条的规定明确资格管理员的职责；
（2）在聘用协议、岗位调整通知、决策层会议决议等文件中明确指定某员工为资格管理员；
（3）指定或者更换资格管理员的文件生效后，人力部门及时通知负责向协会报送文件的人员，在任命文件生效后5个工作日内向协会报备。
《管理规则》规定了资格管理员的职责并在第三十二条到第三十七条规定了违反注册规定的处分措施，因此管理人要聘用德才兼备的资格管理员，同时要加强管理，建议关注以下要点：
（1）管理人应当授予资格管理员操作管理人从业人员管理平台以及审核、变更员工的注册信息的权限，该员工离职、工作调整前须完成权限交接，承接人员变更登录密码；
（2）因资格管理员掌握管理人所有员工的注册信息，因此公司在就防范信息泄露上应当采取相应的管控措施；
（3）资格管理员负责从业人员个人基本信息、岗位信息、诚信信息、离职离任情况以及从业资格管理有关材料的审核，确保各项资料和信息真实、准确和完整，不得有虚假记载、误导性陈述和重大遗漏。《实施规定》对通过境内外从业资格认定、学历认定和从业经历认定的方式取得基金从业资格规定了详细的条件，这对资格管理员的业务能力提出了很高的要求，为了避免相应风险，管理人应当指定具有丰富工作经验的人员担任资格管理员。
此外，管理人应当在相关制度中规定资格管理员不得擅自委托他人代其行使职责，并应当规定资格管理员可以授权他人代为履行职责的特定情形，并规定授权审批流程。
三、强化从业人员执业行为管理
《管理规则》第三条及第四章规定，管理人应当强化从业人员执业行为管理。对此，建议管理人开展的工作包括：
（1）在管理人重要制度中明确从业人员的执业行为要求，明确高级管理人员和各级责任人的执业行为管理责任；
（2）根据《管理规则》第四章的要求，建立健全覆盖所从事的基金业务及相关活动各个环节的执业行为规范实施细则；
（3）强调员工对其工作的直接责任，业务部门负责人承担管理责任；
（4）合规部门定期或不定期对从业人员执业行为开展稽核，特别关注投资、募集等重点人员；
（5）对违规人员进行问责。
四、完善从业人员聘任流程
在从业人员准入环节，根据《管理规则》第三条规定，管理人在聘任从业人员时，应当注重如下要点：
（1）对拟聘任人员进行背景调查，充分了解其工作背景、守法合规情况、职业道德、社会公德、诚信情况、身心健康、业务素质、工作能力及工作变动情况等；
（2）对是否胜任拟聘任岗位进行认真评估，并审慎作出聘任决定。
此外，在按照上述要点实施招聘工作时，建议管理人全程留痕，妥善保存工作底稿，包括背景调查报告、录用审批表、相关会议决议等。
五、按规定核验注册申请材料，在材料的真实性上应做到勤勉尽责
《实施规定》对通过认定方式取得从业资格需要提交的申请材料有较详细的规定，管理人应当详细核验申请人提供的相关证明材料，并且在核验无误后为其出具符合从业资格认定情形的承诺函或者合规审查意见。为了防范因申请材料不实导致的违规风险，建议管理人采取以下防控措施：
1、要求员工在入职时就其提交的全部申报材料的真实性做出承诺，把提供材料时弄虚作假、故意隐瞒相关信息作为管理人单方解除雇佣合同的条件之一，并将在限定期限内取得从业资格作为雇佣合同生效的要件，这在一定程度上可以减少管理人的核验工作和风险。
2、按《实施规定》要求核验证明材料，核验工作需留痕，工作底稿存档。具体分三种情形：
（1）对采取境内外从业资格认定申请注册的，对申请人提供的资格证书、证明或者相关任职机构出具的工作经历证明，管理人应当联系出具资格证书、证明的发证单位核验证书效力，或者联系相关任职机构核验任职信息。如果管理人完成上述工作有难度的，可以委托专业背景调查机构实施。如果管理人高管以“最近 3 年从事资产管理相关业务，且管理资产年均规模 1000 万元以上”作为认定情形的，《实施规定》要求最近 3 年的资产管理规模证明应当由基金托管人、基金服务机构等第三方机构出具。
（2）采取学历认定申请注册的，管理人应当查阅中国高等教育学生信息网、 中国（教育部）留学服务中心网站等核验学历信息。
（3）采取从业经历认定申请注册的，对申请人提供的相关任职机构出具的工作经历证明，管理人应当联系相关任职机构核验任职信息，并就申请人是否具备从业经历认定条件委托经中国证监会备案的律师事务所出具专项法律意见书。
3、管理人内部对申请注册材料建立提交协会前的复核流程，检查材料的真实、准确、完整、合规，避免操作风险。
六、从业人员持续管理不留缺口
从业人员资格注册、执业行为规范、持续管理是人员管理的三大工作内容，就从业人员持续管理，根据《管理规则》和《实施规定》的规定，建议管理人遵循以下合规要求：
1、为贯彻《管理规则》第十条规定，管理人应当每半年或每年定期检查从业人员是否持续具备从业资格注册条件，要求从业人员报备是否存在以下情形：最近3年未因犯罪被判处刑罚；因犯有贪污贿赂、渎职、侵犯财产罪或者破坏社会主义市场经济秩序罪，被判处刑罚的；个人所负债务数额较大，到期未清偿的（《中华人民共和国证券投资基金法》第十五条）。
2、为贯彻《管理规则》第十条和第十八条规定，管理人应当在制度中规定从业人员在从事基金业务过程中个人信息发生变化的，应当及时向资格管理员报告，资格管理员应当在知悉上述情形发生的5个工作日内变更有关注册信息。为了保证从业人员信息的准确性，资格管理员也应该定期通知所有从事基金业务的人员检查个人登记信息。
《管理规则》第十一条规定，协会对从业人员的从业资格信息进行公示，对公示信息有异议的，协会予以核实。因此，资格管理员应当对协会的公示信息进行不定期检查，特别是对新注册人员或变更信息的人员的信息，有异议的，及时联系协会变更。
3、从业人员发生下列情形的，资格管理员应当在5个工作日内为其办理从业资格注销。这些情况包括：从业人员由于离职、工作调动等原因不再从事基金业务；从业人员受到刑事处罚、被中国证监会撤销基金从业资格或者被协会取消基金从业资格，被金融监管部门或者行业自律组织采取禁入措施、认定为不适当人选、不适合从事相关业务、加入黑名单的行政处罚、监管措施、纪律处分，或者不再持续具备从业资格注册条件。对从业人员处罚的信息，相关机关不一定会送达到管理人，为了防范不及时注销资格而导致监管风险或客诉风险，资格管理员应当定期以书面形式要求从业人员主动报告是否存在上述情形。
七、及时完成从业人员后续执业培训
《管理规则》第十条和《实施规定》第二条第四项对从业人员后续执业培训做了详细规定，从合规角度，管理人应当做到以下几点：
（1）在人力制度中规定应当参与培训的从业人员的范围、完成培训的时数（法律法规、职业道德、专业技能的培训不少于15学时，其中职业道德的不少于5学时；通过认定方式注册从业资格的应当自首次注册之日起60日内完成的培训）、培训的途径、公司负责人培训的部门等；
（2）管理人指定专门人员负责后续执业培训工作，建立从业人员培训的统计、课程选择、监督流程等；
（3）对于未按要求完成培训的从业人员，管理人应当予以相应的问责。
总而言之，基金行业以人为本，从业人员的道德素养、行为规范、专业水平直接决定着其是否能够达成投资人的投资目标，并实现保护投资人利益的宗旨，因此，保证从业人员资格管理和行为规范的合规性是私募基金管理人的底线，管理人需充分勤勉尽责。