观韬视点 | 一文了解私募基金管理人必备制度
作者｜张霞 张沁心
责编｜肖非
近年来随着监管不断加强，私募基金管理人因未按规定建立相应内控制度、内控制度不完善、内控制度未有效执行等，被证监局采取行政监管措施、被基金业协会采取自律监管措施的现象频发。行政法规《私募投资基金监督管理条例》（以下简称“《私募条例》”）今年7月9日正式发布（9月1日起实施），基协自律规则《私募投资基金登记备案办法》（以下简称“《登记备案办法》”）5月1日正式实施，相关规定不断迭代的当下，私募基金管理人应建立的必备制度有哪些？笔者梳理如下，以供各私募基金管理人参考：
一、基金业协会系统需要上传的制度及关注要点
根据基金业协会资产管理业务综合报送平台（以下简称“Ambers系统”）目前的填报安排，在申请私募基金管理人登记时，必须要上传Ambers系统的制度及关注要点如下：
1. 运营风险控制制度
关注要点：
（1）应建立健全风险控制机制，完善风险控制措施。
（2）建立科学的风险评估体系，对内外部风险进行识别、评估和分析，及时防范和化解风险。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金登记备案办法》
第十三条私募基金管理人应当建立健全内部控制、风险控制和合规管理等制度，保持经营运作合法、合规，保证内部控制健全、有效。
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条
......
私募基金管理人应当建立科学合理、运转有效的内部控制、风险控制和合规管理制度......
2. 信息披露制度
关注要点：
（1）明确应按照规定和合同约定履行信息披露义务。
（2）信息披露的内容、方式、频率。
（3）明确管理人应当在基协指定的私募基金信息披露备份平台备份各类信息披露报告，履行投资者查询账号的开立、维护和管理职责。
制度详细内容参考《私募投资基金信息披露管理办法》。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第二十五条 私募基金管理人应当建立健全信息披露控制......
《私募基金管理人登记申请材料清单（2023 年修订）》
内部控制制度和合规管理制度:包括......信息披露......等制度。
3. 机构内部交易记录制度
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记申请材料清单（2023 年修订）》
内部控制制度和合规管理制度:包括运营风险控制、信息披露、机构内部交易记录......等制度。
4. 防范内幕交易、利益冲突的投资交易制度
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金登记备案办法》
第十三条 ......
私募基金管理人应当......切实防范内幕交易、利用未公开信息交易、利益冲突和利益输送。
5. 适当性管理制度、合格投资者风险揭示制度、合格投资者内部审核流程及相关制度
关注要点：
（1）明确风险揭示的内容、形式、要求；
（2）合格投资者核查，至少包括对基金管理人审慎调查的方式方法、对基金产品和服务的风险等级设置评价的方式方法等《基金募集机构投资者适当性管理实施指引（试行）》第七条所列内容。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第十六条 私募基金管理人自行募集私募基金的，应设置有效机制，切实保障募集结算资金安全；私募基金管理人应当建立合格投资者适当性制度。
《基金募集机构投资者适当性管理实施指引（试行）》
第四条 基金募集机构按照本指引，建立健全投资者适当性管理制度......
第七条 基金募集机构建立适当性管理制度，至少包括以下内容：......
6. 私募基金宣传推介、募集相关规范制度
关注要点：
（1）建立科学有效的私募基金风险评级标准和方法。募集机构应当根据私募基金的风险类型和评级结果，向投资者推介与其风险识别能力和风险承担能力相匹配的私募基金。
（2）关注宣传推介及募集的程序、方式、内容要求及相关后果。
（3）关注募集机构及从业人员推介私募基金的禁止性的要求及违反规定的相关后果。具体要求及后果见基金业协会发布的《私募投资基金募集行为管理办法》内容。
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条
......私募基金管理人应当建立......以及私募基金宣传推介及募集......
7. 其他制度（如防范关联交易，利益输送等制度）
关联交易管理制度
关注要点：
（1）明确关联交易的原则（关联交易应当遵循投资者利益优先、平等自愿、等价有偿的原则，不得隐瞒关联关系，不得利用关联关系从事不正当交易和利益输送等违法违规活动；不得以私募基金财产与关联方进行不正当交易或者利益输送，不得通过多层嵌套或者其他方式隐瞒）。
（2）建立关联交易制度要求已被纳入《私募条例》行政法规中，请予以特别关注。
（3）违反《私募条例》规定从事关联交易的，私募基金管理人将可能被采取行政监管措施、行政处罚等。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金登记备案办法》
第三十八条 私募基金管理人应当建立健全关联交易管理制度......
《私募投资基金监督管理条例》
第二十八条 私募基金管理人应当建立健全关联交易管理制度，不得以私募基金财产与关联方进行不正当交易或者利益输送，不得通过多层嵌套或者其他方式进行隐瞒。
......
二、私募基金管理人应建立的其他内部控制制度及关注要点
根据《登记备案办法》《私募条例》《私募投资基金管理人内部控制指引》（以下简称“《内控指引》”），以及《私募基金管理人登记申请材料清单（2023年修订）》（以下简称“《材料清单》”）的规定，除了前述必须上传至基协系统的制度外，还应建立如下制度：
（一） 内部控制制度和合规管理制度
1. 信息报送制度
关注要点：
（1）明确负责信息报送的高级管理人员及相关人员职责。
（2）依法依规履行报送义务。如管理人未按照规定要求履行信息报送义务，将面临基金业协会的自律监管措施。
（3）加强信息报送质量复核。
（4）信息报送及时、真实、准确和完整。如管理人报送的信息存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，将面临基金业协会的自律监管措施。
信息报送制度与信息披露制度的区别：
信息报送制度主要是指向基协的报送，信息披露制度主要是指向投资者披露。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金登记备案办法》
第六十条 私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金服务机构应当按照规定向协会报送相关信息。
私募基金管理人、私募基金托管人、私募基金服务机构应当建立信息报送制度，明确负责信息报送的高级管理人员及相关人员职责，依法依规履行信息报送义务，加强信息报送质量复核，保证信息报送的及时、真实、准确和完整。
2. 防火墙与业务隔离制度
关注要点：
（1）组织结构应当体现职责明确、相互制约原则。
（2）各部门有合理及明确的授权分工、操作相互独立。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第十条 私募基金管理人组织结构应当体现职责明确、相互制约的原则，建立必要的防火墙制度与业务隔离制度，各部门有合理及明确的授权分工，操作相互独立。
《私募投资基金登记备案办法》
第十三条
......
私募基金管理人应当完善防火墙等隔离机制，有效隔离自有资金投资与私募基金业务，与从事冲突业务的关联方采取办公场所、人员、财务、业务等方面的隔离措施，切实防范内幕交易、利用未公开信息交易、利益冲突和利益输送。
3. 从业人员买卖证券申报制度（仅限私募证券投资管理人）
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条 ......私募基金管理人应当建立......从业人员买卖证券申报等制度......
4. 集团化制度安排（仅限存在集团化私募基金管理人）
关注要点：
（1）控股股东、实控人合理区分私募基金管理人业务范围。
（2）就风险隔离、避免同业竞争、关联交易和利益冲突制度作出合理有效安排。
（3）建立与所控制的私募基金管理人的管理规模、业务情况相适应的持续合规和风险管理体系。
（4）集团内部各私募基金管理人的合规风控安排：（i）集团内的合规风控负责人如何安排的，垂直管理（由母公司统一任免）还是独立管理；（ii）内部的其他制度：反映集团内部私募基金管理公司每年的评估内部控制、财务运行的稳健性、业务合同的合规性等；（iii）有效的风险应对机制与责任追究机制，即：集团下设的管理人出现合规问题后的及时应对的机制安排。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金登记备案办法》
第十七条
......
控股股东、实际控制人应当合理区分各私募基金管理人的业务范围，并就业务风险隔离、避免同业化竞争、关联交易管理和防范利益冲突等内控制度作出合理有效安排。
第十八条 同一控股股东、实际控制人控制两家以上私募基金管理人的，应当建立与所控制的私募基金管理人的管理规模、业务情况相适应的持续合规和风险管理体系，在保障私募基金管理人自主经营的前提下，加强对私募基金管理人的合规监督、检查......
5. 上市公司的业务隔离制度（仅限控股股东、实控人为上市公司或上市公司实控人的）
关注要点：私募基金管理人的控股股东、实际控制人为上市公司或者上市公司实际控制人的，该上市公司应当具有良好的财务状况，并按照规定履行内部决策和信息披露程序，建立业务隔离制度，防范利益冲突。
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第2号——股东、合伙人、实际控制人》
第三条 私募基金管理人的控股股东、实际控制人为上市公司或者上市公司实际控制人的，该上市公司应当具有良好的财务状况，并按照规定履行内部决策和信息披露程序，建立业务隔离制度，防范利益冲突。
6. 人力资源管理制度
关注要点：根据《私募投资基金管理人内部控制指引》第十一条，私募基金管理人应当建立有效的人力资源管理制度，健全激励约束机制，确保工作人员具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。
7. 授权制度
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第十五条 授权控制应当贯穿于私募基金管理人资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节的始终。私募基金管理人应当建立健全授权标准和程序，确保授权制度的贯彻执行。
8. 内部控制制度
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第三条 私募基金管理人应当按照本指引的要求，结合自身的具体情况，建立健全内部控制机制，明确内部控制职责，完善内部控制措施，强化内部控制保障，持续开展内部控制评价和监督。
私募基金管理人最高权力机构对建立内部控制制度和维持其有效性承担最终责任，经营层对内部控制制度的有效执行承担责任。
9. 信息资料保管制度
关注要点：
（1）私募基金管理人应当保存私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料，确保信息的完整、连续、准确和可追溯，保存期限自私募基金清算终止之日起不得少于10 年。
（2）对匹配方案、告知警示资料、录音录像资料、自查报告等的保存期限不得少于20年。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第二十六条 私募基金管理人应当保存私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料，确保信息的完整、连续、准确和可追溯，保存期限自私募基金清算终止之日起不得少于10 年。
《证券期货投资者适当性管理办法》
第三十二条 经营机构......对匹配方案、告知警示资料、录音录像资料、自查报告等的保存期限不得少于20年。
10. 从业人员资格管理制度
关注要点：
（1） 机构承担从业人员资格管理主体责任，应当加强从业人员职业道德教育，明确行为规范，建立健全从业人员资格管理制度，组织实施从业人员资格管理和后续职业培训，按照有关规定向协会报送信息。
（2） 建立利益冲突报告并向投资者披露的机制；从业人员在产品销售或提供服务的过程中应坚持投资者适当性原则；
（3） 从业人员的保密责任。
附：相关法律及规范性文件
《基金从业人员管理规则》
第三条 ......建立健全从业人员资格管理制度......
11. 从业人员投资申报、登记、审查、处置等管理制度
关注要点：根据《私募条例》第二十六条，私募基金管理人应当遵循投资者利益优先原则，建立从业人员投资申报、登记、审查、处置等管理制度，防范利益输送和利益冲突。
12. 非居民金融账户涉税信息尽职调查管理制度
关注要点：
（1）设计合理的业务流程和操作规范。
（2）定期对《非居民金融账户涉税信息尽职调查管理办法》的落实情况进行评估。
（3）尽职调查资料的收集、保管、保密。
附：相关法律及规范性文件
《非居民金融账户涉税信息尽职调查管理办法》
第四条第一款 金融机构应当建立完整的非居民金融账户尽职调查管理制度......
第七条 下列机构属于本办法第六条规定的金融机构：……（四）证券投资基金管理公司、私募基金管理公司、从事私募基金管理业务的合伙企业……
（二） 私募基金运作制度
1. 普通投资者回访制度
根据《基金募集机构投资者适当性管理实施指引（试行）》第十二条：
（1）建立健全普通投资者回访制度，对购买基金产品或者服务的普通投资者定期抽取一定比例进行回访，对持有R5等级基金产品或者服务的普通投资者增加回访比例和频次。
（2）基金募集机构对回访时发现的异常情况进行持续跟踪，对异常情况进行核查，存在风险隐患的及时排查，并定期整理总结，以完善投资者适当性制度。
2. 财产分离制度
关注要点：
（1）建立防火墙，有效隔离自有资金投资与私募基金业务。
（2）私募基金管理人存在大额长期股权投资的，应当建立有效隔离制度，保证私募基金财产与私募基金管理人固有财产独立运作、分别核算。
（3）私募基金财产与私募基金管理人固有财产之间、不同私募基金财产之间、私募基金财产和其他财产之间要实行独立运作，分别核算。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第十八条 私募基金管理人应当建立完善的财产分离制度，私募基金财产与私募基金管理人固有财产之间、不同私募基金财产之间、私募基金财产和其他财产之间要实行独立运作，分别核算。
《私募投资基金登记备案办法》
第十三条
......
私募基金管理人应当完善防火墙等隔离机制，有效隔离自有资金投资与私募基金业务，与从事冲突业务的关联方采取办公场所、人员、财务、业务等方面的隔离措施，切实防范内幕交易、利用未公开信息交易、利益冲突和利益输送。
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第七条 ……私募基金管理人存在大额长期股权投资的，应当建立有效隔离制度，保证私募基金财产与私募基金管理人固有财产独立运作、分别核算。
3. 保障资金安全制度
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条……私募基金管理人应当建立科学合理、运转有效的内部控制、风险控制和合规管理制度，包括运营风险控制、信息披露、机构内部交易记录、关联交易管理、防范内幕交易及利益输送、业务隔离和从业人员买卖证券申报等制度，以及私募基金宣传推介及募集、合格投资者适当性、保障资金安全、投资业务控制、公平交易、外包控制等制度。
4. 投资业务控制制度
关注要点：明确投资流程、决策程序、各部门职责等，保证投资决策严格按照法律法规规定，符合基金合同所规定的投资目标、投资范围、投资策略、投资组合和投资限制等要求。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第二十条 私募基金管理人应当建立健全投资业务控制，保证投资决策严格按照法律法规规定，符合基金合同所规定的投资目标、投资范围、投资策略、投资组合和投资限制等要求。
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条……私募基金管理人应当建立科学合理、运转有效的内部控制、风险控制和合规管理制度，包括运营风险控制、信息披露、机构内部交易记录、关联交易管理、防范内幕交易及利益输送、业务隔离和从业人员买卖证券申报等制度，以及私募基金宣传推介及募集、合格投资者适当性、保障资金安全、投资业务控制、公平交易、外包控制等制度。
5. 公平交易制度
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条
......
私募基金管理人应当建立科学合理、运转有效的内部控制、风险控制和合规管理制度，包括......公平交易、外包控制等制度。
6. 外包控制制度
关注要点：
（1）根据审慎经营原则制定其业务外包实施规划，确定与其经营水平相适宜的外包活动范围。
（2）建立健全外包业务控制，并至少每年开展一次全面的外包业务风险评估。在开展业务外包的各个阶段，关注外包机构是否存在与外包服务相冲突的业务，以及外包机构是否采取有效的隔离措施。
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十条
......
私募基金管理人应当建立科学合理、运转有效的内部控制、风险控制和合规管理制度，包括......外包控制等制度。
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第二十二条 私募基金管理人开展业务外包应制定相应的风险管理框架及制度。私募基金管理人根据审慎经营原则制定其业务外包实施规划，确定与其经营水平相适宜的外包活动范围。
第二十三条 私募基金管理人应建立健全外包业务控制，并至少每年开展一次全面的外包业务风险评估。在开展业务外包的各个阶段，关注外包机构是否存在与外包服务相冲突的业务，以及外包机构是否采取有效的隔离措施。
7. 私募基金托管人遴选制度
关注要点：除基金合同另有约定外，私募基金应当由基金托管人托管，私募基金管理人应建立健全私募基金托管人遴选制度，切实保障资金安全。
基金合同约定私募基金不进行托管的，私募基金管理人应建立保障私募基金财产安全的制度措施和纠纷解决机制。
附：相关法律及规范性文件
《私募投资基金管理人内部控制指引》
第二十一条 除基金合同另有约定外，私募基金应当由基金托管人托管，私募基金管理人应建立健全私募基金托管人遴选制度，切实保障资金安全。
基金合同约定私募基金不进行托管的，私募基金管理人应建立保障私募基金财产安全的制度措施和纠纷解决机制。
（三） 应急预案制度
关注要点：私募基金管理人应当建立突发事件处理预案，对严重损害投资者利益、影响正常经营或者可能引发系统性风险的突发事件的处理机制作出明确安排。发生前述突发事件时，私募基金管理人应当按照预案妥善处理，并及时向注册地所在的中国证监会派出机构和协会报告。
附：相关法律及规范性文件
《私募基金管理人登记指引第1号——基本经营要求》
第十一条 私募基金管理人应当建立突发事件处理预案，对严重损害投资者利益、影响正常经营或者可能引发系统性风险的突发事件的处理机制作出明确安排。发生前述突发事件时，私募基金管理人应当按照预案妥善处理，并及时向注册地所在的中国证监会派出机构和协会报告。
实践中，私募基金管理人内部具体制定的制度因多种因素而存在差异。本文上述内容所列每个分项，并非指该分项需要单独建立专门制度，而是指私募基金管理人的内部控制制度应将前述条款要求在制度内容中相应体现。
三、监管措施
经我们在基金业协会、中国证监会派出机构网站检索，因未建立相关制度、内控制度未能有效执行，被证监局采取行政监管措施、基金业协会采取自律措施的部分案例如下：
四、关于私募基金管理人内部控制制度的相关建议
1.根据业务情况、自身情况制定内控制度，切勿套用模板
制度的具体内容与公司组织架构、业务部门安排、人员职责安排相适应，符合《私募条例》《登记备案办法》《内控指引》等规定。
2.严格执行制度，并进行定期和不定期检查
根据《内控指引》第二十七条，私募基金管理人应对内部控制制度的执行情况进行定期和不定期的检查、监督及评价，排查内部控制制度是否存在缺陷及实施中是否存在问题，并及时予以改进，确保内部控制制度的有效执行。
3.根据法律法规的制定和颁布定期更新内控制度
随着私募基金行业的快速发展，规则体系也在不断完善，近两年来，私募基金行业的法律规范、自律规则更新显著加快，其中亦涉及对内控制度的新要求。如，《登记备案办法》对应急预案制度的要求，及国务院近期发布的《条例》对建立从业人员投资申报、登记、审查、处置等管理制度的要求。私募基金管理人应密切关注相关规定的更新情况，并不断更新完善内部控制制度。